Tombola : mode d'emploi

Des collègues de diverses académies m'ont demandé, lors d'échanges sur des listes de discussions, de leur expliquer comment on organisait une tombola.

J'ai donc naturellement demandé à Martine Lome, la maman d'élève organisatrice de la tombola  dans notre collège, si elle pouvait rédiger un mode d'emploi pour permettre aux collègues qui le souhaitent de se lancer.

Elle a rédigé, avec l'efficacité et la gentillesse qui la caractérisent, un mode d'emploi très clair que voici. Merci Martine !

Marielle

Etapes de réalisation d'une tombola :

Les billets :

Faire figurer sur les billets :

Les 2 ou 3 gros lots,

Date du tirage,

Coordonnées de l'acheteur (et éventuellement du vendeur dans le cadre d'une tombola effectuée par un collège : si jamais le lot n'est pas récupéré lors du tirage et qu'on arrive pas à joindre l'acheteur, on peut s'organiser avec le vendeur) et évidemment n° du billet.

Ex de billet :

Pour faire les billets, utiliser un tableur (celui d'open office fait l'affaire).

On fait un billet et par des Copier-coller ou même des macros, on fait les autres (ne pas oublier d'incrémenter le n° du billet).

Je me débrouille pour avoir deux billets en largeur et 5 en hauteur, pour une mise en page en Paysage.

Pour l'impression, le mieux est d'exporter le fichier en PDF pour ne pas avoir de mauvaises surpises de mise en page.

Après il n'y a plus qu'à imprimer (en couleur) ce gros fichier.

Certains magains de bureautique acceptent les fichiers sur clé USB.

Il faut ensuite massicoter les billets, les agraffer (par 5 par exemple) et les distribuer.

Quand les souches nous reviennent, il faut faire l'opération inverse (les dégraffer !).

A tout cela, s'ajoute un travail de comptabilité (concordance nb billets vendus:/argent récolté)

Les lots :

Il est rare de pouvoir se dispenser d'acheter les 2 ou 3 premiers lots. Pour les autres lots, il faut aller faire la tournée des commerçants .

On est parfois agréablement surpris de ce que donne certains commerçants. Cependant, cette action prend beaucoup de temps et plus on est pour la faire, mieux c'est.

Une fois tous les lots réceptionnés, il faut les regrouper (compter une demi-journée à plusieurs) pour faire une quinzaine de lots (ou plus selon la taille de la tombola), afficher la liste des lots quelques jours avant la tombola.

Ne pas oublier de mentionner les commerçants sur la liste et de les remercier apès coup.

Le tirage :

Il n'est pas rare que des lots ne soient pas récupérés au moment du tirage : il faut donc afficher la liste des vainqueurs et la laisser quelques temps puis éventuellement contacter les gagnats s'ils ne se sont pas manifesté.

La tombola est un moyen de récupérer une assez grosse somme d'argent. Cela prend du temps à organiser (surtout la tournée des commerçants) mais globalement c'est rentable.

le timing :

Réalisation des billets : 2 jours pleins

Tournée des commerçants : 15 jours

Elaboration des lots : 1/2 journée

Dégrafage, vérification des comptes : une bonne demi-journée

Il faut laisser le temps aux vendeurs de vendre les billets (3 semaines).

Donc, il faut s'y prendre entre 1 et 2 mois à l'avance par rapport au tirage de la tombola.

Martine Lome


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